Directory of Open Access Journals (DOAJ) merupakan salah satu indeks jurnal akses terbuka paling bergengsi di dunia. Bagi banyak pengelola jurnal, masuk ke dalam DOAJ menjadi langkah penting untuk meningkatkan kredibilitas, visibilitas internasional, dan peluang memperoleh akreditasi yang lebih baik.
Namun, tidak semua jurnal berhasil lolos proses evaluasi. Berdasarkan pengalaman Associate Editor DOAJ serta berbagai kasus evaluasi jurnal internasional, sekitar separuh aplikasi yang masuk gagal pada tahap awal karena tidak memenuhi standar dasar yang ditetapkan DOAJ.
Lalu, apa saja penyebab utama jurnal ditolak saat mengajukan indeksasi DOAJ?
1. Website Jurnal Tidak Stabil atau Sering Down
DOAJ harus dapat mengakses website jurnal kapan saja selama proses evaluasi.
Jika website tidak dapat dibuka saat pemeriksaan dilakukan, evaluator akan menganggap jurnal tidak memiliki infrastruktur yang memadai.
Cara Menghindarinya
- Gunakan hosting yang stabil.
- Pastikan uptime tinggi.
- Lakukan monitoring server secara berkala.
- Gunakan HTTPS yang valid.
2. Banyak Broken Link dan Error 404
Salah satu kesalahan yang paling sering ditemukan adalah tautan yang tidak berfungsi.
Contohnya:
- Link Editorial Team tidak terbuka.
- Link Author Guidelines rusak.
- Link Publication Ethics mengarah ke halaman kosong.
Broken link menunjukkan lemahnya pengelolaan website jurnal.
Cara Menghindarinya
- Lakukan audit seluruh menu dan halaman sebelum mengajukan aplikasi DOAJ.
3. Author Guidelines Disimpan di Google Drive
Beberapa jurnal menempatkan pedoman penulisan pada Google Drive atau layanan eksternal lainnya.
Praktik ini tidak disukai oleh DOAJ karena informasi penting dapat berubah atau hilang sewaktu-waktu.
Cara Menghindarinya
- Publikasikan seluruh pedoman penulisan langsung pada halaman website jurnal.
4. Konflik Hak Cipta (Copyright)
Banyak jurnal mencantumkan informasi hak cipta yang berbeda antara:
- Copyright Notice
- Halaman abstrak artikel
- PDF artikel
Ketidakkonsistenan ini menjadi salah satu alasan penolakan yang paling sering terjadi.
Cara Menghindarinya
- Pastikan informasi copyright sama pada seluruh bagian website dan artikel.
5. Lisensi Creative Commons Tidak Konsisten
Misalnya:
- Website menyatakan CC BY.
- Halaman artikel menyatakan CC BY-NC.
- PDF menyatakan All Rights Reserved.
Kondisi seperti ini akan langsung menimbulkan pertanyaan dari evaluator DOAJ.
Cara Menghindarinya
- Gunakan satu jenis lisensi dan tampilkan secara konsisten di seluruh sistem jurnal.
6. Informasi APC Tidak Transparan
DOAJ sangat memperhatikan transparansi biaya publikasi.
Masalah yang sering ditemukan:
- Tidak ada halaman biaya publikasi.
- APC berubah setelah jurnal terindeks.
- Terdapat biaya tersembunyi.
- Informasi biaya membingungkan.
Cara Menghindarinya
Tuliskan secara jelas:
- Submission Fee
- APC
- Fast Track Fee
- Waiver Policy
Jika gratis, tuliskan secara eksplisit bahwa jurnal tidak mengenakan biaya apa pun.
7. Bahasa Website Campuran (Gado-Gado)
Masalah ini banyak ditemukan pada jurnal Indonesia.
Contohnya:
- Menu menggunakan Bahasa Inggris.
- Kebijakan editorial menggunakan Bahasa Indonesia.
- Sebagian halaman diterjemahkan, sebagian tidak.
DOAJ menganggap hal ini sebagai indikator rendahnya profesionalisme pengelolaan jurnal.
Cara Menghindarinya
- Gunakan satu bahasa utama secara konsisten.
8. Terlambat Terbit (Late Issue)
Jurnal yang mengklaim terbit pada bulan tertentu tetapi baru terbit beberapa bulan setelahnya menunjukkan ketidakstabilan manajemen editorial.
Cara Menghindarinya
- Pastikan seluruh edisi terbit tepat waktu selama minimal satu tahun terakhir.
9. Jumlah Editor dan Reviewer Tidak Memadai
DOAJ mengevaluasi apakah jumlah editor dan reviewer sebanding dengan jumlah artikel yang diterbitkan.
Misalnya:
- 40 artikel per tahun.
- Hanya 3 editor aktif.
Kondisi tersebut dianggap tidak realistis untuk menjaga kualitas proses review.
Cara Menghindarinya
- Perluas tim editorial sesuai kebutuhan volume naskah.
10. Editor atau Reviewer Terlalu Banyak Menjadi Penulis
DOAJ sangat memperhatikan konflik kepentingan.
Jika editor dan reviewer menjadi penulis atau co-author pada lebih dari 25% artikel yang diterbitkan, jurnal berisiko ditolak.
Cara Menghindarinya
- Batasi publikasi dari anggota editorial board dan reviewer.
11. Mayoritas Penulis Berasal dari Institusi Penerbit
Jurnal yang didominasi penulis dari satu kampus menunjukkan rendahnya keberagaman akademik.
Cara Menghindarinya
- Perluas jejaring penulis dari berbagai universitas dan negara.
12. Dewan Editor Tidak Sesuai Scope Jurnal
Contoh:
- Jurnal Pendidikan.
- Sebagian besar editor berasal dari bidang Teknik.
Kondisi ini menunjukkan ketidaksesuaian keilmuan.
Cara Menghindarinya
- Pastikan editor memiliki kompetensi yang relevan dengan fokus dan ruang lingkup jurnal.
13. Lambat Merespons Email dari DOAJ
Banyak aplikasi sebenarnya dapat diperbaiki melalui klarifikasi.
Namun jika editor tidak membalas email evaluator dalam waktu yang ditentukan, aplikasi dapat ditolak.
Cara Menghindarinya
- Periksa email setiap hari.
- Pastikan email DOAJ tidak masuk spam.
- Tetapkan satu PIC khusus untuk komunikasi DOAJ.
14. Tidak Menunjukkan Karakter Open Access yang Jelas
DOAJ hanya menerima jurnal yang benar-benar menerapkan prinsip Open Access.
Masalah yang sering ditemukan:
- Akses artikel dibatasi.
- Embargo akses artikel.
- Informasi Open Access tidak jelas.
- Lisensi penggunaan ulang tidak tersedia.
Cara Menghindarinya
- Pastikan seluruh artikel dapat diakses secara langsung tanpa registrasi atau pembayaran.
Checklist Sebelum Submit DOAJ
Sebelum mengirim aplikasi DOAJ, pastikan jurnal Anda memenuhi checklist berikut:
✅ Website dapat diakses 24 jam
✅ Tidak ada broken link
✅ HTTPS aktif
✅ Author Guidelines tersedia di website
✅ Copyright konsisten
✅ Lisensi Creative Commons konsisten
✅ APC transparan
✅ Jadwal terbit tepat waktu
✅ Reviewer memadai
✅ Diversitas editor dan penulis baik
✅ Email aktif dan responsif
✅ Kebijakan Open Access jelas
Apa Konsekuensi Jika Jurnal Ditolak DOAJ?
Penolakan tidak selalu berarti jurnal berkualitas rendah.
Namun DOAJ dapat memberikan masa tunggu (embargo) sebelum jurnal diperbolehkan mengajukan kembali aplikasi.
Durasi embargo umumnya:
- 6 bulan untuk perbaikan administratif dan teknis.
- 1–3 tahun untuk pelanggaran serius, manipulasi informasi, atau praktik yang menyerupai jurnal predator.
Karena itu, melakukan audit menyeluruh terhadap website, kebijakan editorial, lisensi, dan tata kelola jurnal sebelum mendaftar merupakan langkah yang jauh lebih efektif dibandingkan mengajukan aplikasi terlalu cepat.
FAQ Seputar Penolakan DOAJ
Apakah jurnal harus gratis agar diterima DOAJ?
Tidak. Jurnal boleh mengenakan APC selama biaya tersebut transparan dan diumumkan secara jelas.
Apakah DOAJ syarat wajib untuk SINTA?
Tidak secara langsung. Namun indeksasi DOAJ memberikan nilai tambah yang signifikan dalam proses akreditasi jurnal.
Berapa lama proses evaluasi DOAJ?
Umumnya sekitar 3 bulan, tetapi dapat lebih lama tergantung antrean aplikasi dan respons pengelola jurnal.
Apakah jurnal yang ditolak bisa mendaftar kembali?
Bisa. Namun jurnal harus menunggu masa embargo yang ditetapkan DOAJ dan memperbaiki seluruh temuan evaluator.
